Les conditionnements de conservation à la BnF

Les spécifications techniques particulières

L’autre aspect délicat, pour ce type de conditionnement, est que l’on a affaire à une fabrication sur mesure devant prendre en compte les dimensions exactes de l’objet. Ce point est essentiel. L’expérience montre qu’il est préférable, dans ce genre de prestation, de confier directement la prise des mesures au prestataire. En cas de non conformité de la boîte avec l’objet, la responsabilité lui en incombera. De plus, cette prestation, à fort savoir-faire manuel, exige que l’on soit très précis lors de la rédaction du cahier des charges quant à la qualité voulue, même si cela implique des répétitions ou l'expression d'évidences.

(extrait) "- Pour la réalisation des boîtes de ce lot, le prestataire fixera un rendez-vous en accord avec le service demandeur afin de venir sur place prendre l’ensemble des renseignements utiles à la bonne réalisation de la commande (dimensions de l’ouvrage, dimensions des comblages, dimensions extérieures du conditionnement, produits de couvrure, couleurs des produits de couvrure, etc.). Cette opération se fera sous le contrôle d’un responsable de la Bibliothèque nationale de France. - Le choix des adhésifs devra répondre parfaitement à la nature des matériaux à coller afin d'obtenir une liaison parfaite et durable. - Un soin particulier sera apporté dans le choix du grammage et de l'épaisseur du carton en fonction du format et du modèle à réaliser. - Les angles des boîtes doivent être parfaitement définis. - Les charnières seront réalisées avec le bon jeu pour obtenir une articulation idéale. - Les charnières de pliage seront réalisées dans une toile de couleur assortie. - Pour les boîtes réalisées dans ce lot, toutes les parties en contact avec le document seront recouvertes de papier permanent. Cette opération d'habillage interviendra après la couvrure et couvrira les remplis. - Les remplis seront réguliers et ne pourront dépasser 10 mm de largeur. - Le choix de la toile et de la couleur sera précisé lors de la commande. - Pour ce modèle comportant un couvercle, un jeu minimal mais suffisant devra être calculé pour une ouverture et fermeture pratique. "

Les options

On peut créer des options, dans le cadre des spécifications techniques particulières, qui seront opérationnelles pour l’ensemble ou pour parties des modèles d’un même lot. Ainsi l'utilisateur pourra, à son gré, choisir l’option dont il a besoin afin de réaliser le conditionnement correspondant à son souhait. Il peut ainsi demander que telle série de boîtes soit équipée d’un porte étiquette en matière synthétique et que telle autre série destinée à protéger un fond particulier soit équipée de pièces de titre en cuir. Dans tous les cas, il faut définir les matériaux utiles à la réalisation des options et donner les renseignements nécessaires à la réalisation technique.

(extrait)
"Porte étiquette
- il sera en matière synthétique transparente (PP), d’un format au moins égal à 40 ´ 60 mm.
- il sera autocollant (adhésif acrylique).
Pièce de titre
- le titrage de la pièce de titre sera réalisé en couleur or ou blanc (La couleur sera précisée à la commande).
- Elle pourra comporter jusqu’à 10 lignes de titrage avec ou sans encadrement pour un titrage classique ou deux lignes pour un titrage en long.
Pièce de titre ou de cotation en cuir
- La pièce de titre ou de cotation sera réalisée en chagrin.
- La couleur sera précisée à la commande.
- La gamme de couleur est la suivante :

• bleu
• havane
• ivoire
• marron
• noir
• quetsche
• rouge
• vert
• gris

Pièce de titre ou de cotation sur support papier
- Le matériau utilisé sera de type enduction acrylique sur support papier saturé en latex et renforcé de fibres polyester, d'aspect grain cuir.
- La couleur sera précisée à la commande.
La gamme de couleur est la suivante :

• bleu n°2922
• havane n°2927
• ivoire n°2934
• marron n°2926
• noir n°2933
• quetsche n°2923
• rouge n°2980
• vert n°2931
• gris n°2932

Les références appartiennent à la gamme ACROLIN – PAMPLONA fabriquée par la société RED BRIDGE INTERNATIONAL. Elles sont données à titre de référence et peuvent être remplacées par une équivalence d'un autre fournisseur répondant parfaitement à nos exigences."

Le contrôle technique d’exécution de la prestation

Le dernier point qu'il ne faut surtout pas négliger lors de la rédaction d’un cahier des clauses techniques particulières est le contrôle technique d’exécution de la prestation. Il est très fortement conseillé de préciser les critères impératifs qui ne pourront faire l'objet d'aucune dérogation. Il faut donc les faire connaître, par une liste non exhaustive, ainsi que les sanctions correspondantes.

(extrait) "Cadre général
Tout conditionnement reconnu défectueux ou ne correspondant pas aux prescriptions du cahier des charges sera refait aux frais du contractant.
Contrôle-qualité de la prestation
- Chaque livraison fera l'objet d'un contrôle-qualité à réception.
- Les conditionnements pour lesquels les spécifications n'auraient pas été suivies seront retournés au fournisseur pour être refaits de manière conforme au CCTP, aux frais du contractant.
Liste non exhaustive des causes de retour :
- Non-respect des spécifications concernant les matériaux
- Modèle demandé non conforme aux prescriptions
- Couvrure non conforme aux prescriptions ( non-respect de la couleur ou de la nature du produit de couvrure demandé)
- Dimensions non conformes à la commande."

Quelques points d'amélioration

Quelques points du marché précédent ont pu être améliorés, au cours de cette procédure.

Le nombre de modèles de boîtes habillées a été réduit et une liste d'options avec un tarif unitaire a été ajoutée au bordereau de prix.

La liste des formats a été complétée, ce qui avait pour but de limiter les demandes hors grille tarifaire.

De nouveaux lots ont été créés : lot de pochettes en matière synthétique, lot de boîtes habillées en bois, lot particulier pour les documents photographiques, de façon à répondre à la diversité des fonds documentaires.

Les intitulés des modèles ont été revus dans le but de décrire la boîte ou la pochette : l'objectif est de constituer une base de données de modèles qui puisse être évolutive, sans être modifiée à chaque marché. La référence du modèle est son intitulé, complété par le lot auquel il appartient et son numéro de modèle. Ces deux dernières données évolueront au fur et à mesure des marchés, l'intitulé doit demeurer identique.

Enfin, le polypropylène alvéolaire a été intégré dans les matériaux possibles, dans la mesure où il a été analysé par le laboratoire (cf Actualités de la conservation n°16) et présente de nombreuses qualités dans le domaine de la protection des collections.

Le renouvellement du marché des conditionnements de conservation a été l'occasion de mettre en place un véritable contrôle-qualité des matériaux fournis par les prestataires, avec le laboratoire du centre technique de Bussy-Saint-Georges. Des conditionnements ou des matériaux très employés à la bibliothèque ont ainsi fait l'objet d'un panel de tests physico-chimiques. Deux études majeures ont été menées :

• la capacité du polypropylène alvéolaire à assurer une bonne conservation des documents. La méthode et les résultats ont été décrit dans Actualités de la conservation n°16.
• les composants des boîtes pour microfilms, en carte ou carton, destinées à la conservation des collections de sécurité de microformes de l'établissement. Il s'agit là d'une recherche d'un conditionnement idéal avec un niveau d'exigence particulièrement élevé.(Voir "Etude comparative des boîtes de microfilms" dans ce même numéro)