Des normes
pour la conservation des documents

Qu'est ce que la CN10 ?

Son rôle consiste à normaliser les pratiques en usage dans les archives, les bibliothèques et les centres de documentation, dans le but de conserver, le mieux et le plus longtemps possible, les documents qui constituent leurs fonds. Son domaine d'application est limité aux documents sur support papier ou parchemin. Les questions relatives aux documents photographiques et audiovisuels sont examinées par d'autres commissions générales de normalisation. Il arrive toutefois que dans le contenu d'une norme de la CN10 des prescriptions soient indiquées pour ces types de documents.

 

Les activités de la CN10 se situent à deux niveaux :

• elle participe à l'élaboration de normes internationales au sein du SC10, "Physical keeping of documents", sous- comité du comité technique TC46 de l’ISO, " Information and documentation ",
• elle produit des normes françaises.

Par ailleurs, elle a la responsabilité de la traduction française des normes internationales.

 

Créé en 1988, le SC10 s'était fixé comme première tâche d'établir des prescriptions pour la permanence du papier. La norme qui en a résulté a été publiée en 1994. Le délai écoulé entre le début des travaux du sous comité et leur finalisation donne une idée juste du travail de longue haleine que représente l'élaboration d'une norme internationale. Cela s'explique en partie par les différentes étapes que doit suivre une norme avant d'être agréée.

Du projet à la norme

D’abord proposition (new proposal : NP), elle devient projet de travail (working draft : WD), et fait, lorsque la rédaction en est satisfaisante, l’objet d’un premier vote des États membres du sous-comité pour devenir projet de comité (committee draft : CD). À ce stade, des modifications de forme et de fond peuvent être proposées. Un second vote décide de son passage en projet de norme internationale (draft international standard : DIS). Cette phase dure 5 mois. Le rédacteur a 3 mois pour intégrer les commentaires éventuels. Un troisième vote transforme le texte en projet final de norme internationale (final draft international standard : FDIS) pendant 2 mois. Les États membres ne peuvent alors que voter l’approbation ou le rejet du texte, sans aucune modification. Il faut 75 % de votes positifs pour que le projet devienne norme internationale.

 

À ce jour, quatre normes internationales ont été publiées par le SC10 et quatre sont en projet.

 

Normes publiées depuis la création de la ISO/TC 46 / SC 10

• NF/EN/ISO 9706
  Décembre 1998 : Information et documentation – Papier pour documents -- Prescriptions pour la permanence (Adoptée en norme française et en norme européenne, remplace NF/ISO 9706 : 1994).
• ISO 11108
  Décembre 1996 : Information et documentation – Papier pour documents d'archives -- Prescriptions pour la permanence et la durabilité.
• ISO 11798
  Juillet 1999 : Information et documentation – Permanence et durabilité de l’écriture, de l’impression et de la reprographie sur des documents papier - Prescriptions et méthodes d’essai.
• ISO 11800
  Avril 1998 : Information et documentation – Prescriptions pour les matériaux et méthodes de reliure utilisés dans la fabrication des livres.

Normes ISO en projet

• ISO/DIS 11799
  Information et documentation – Prescriptions pour le stockage des documents pour matériaux d'archives et de bibliothèques (publiée en anglais seulement).
• ISO/DIS 14416
  Information et documentation – Prescriptions pour la reliure des livres, périodiques, séries et autres documents en papier destinés à l'archivage et aux bibliothèques -- Méthodes et matériaux (publiée en anglais seulement).
  Selon les résolutions prises le 20 mai 1999 à Paris, lors de la réunion annuelle du TC46, le SC10 a chargé le secrétariat de préparer le FDIS 14416 en tenant compte de la discussion et des décisions prises en réunion.
• ISO/CD 15659
  Information et documentation – Papiers et cartons destinés au stockage à long terme et mis en contact avec des documents - Essai de décoloration.
• ISO/CD 16245
  Information et documentation – Boîtes d’archives et chemises pour les documents en papier et en parchemin.

Deux projets de normes nationales pour le CN10

• Z40 L : Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d'une exposition
  
  La première version de la norme Z40 L : Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d'une exposition, dont l'animateur est Marie-Lise Tsagouria, sera terminée en mars-avril 2000, elle sera alors soumise à une enquête probatoire et devrait être publiée en 2001.
  L'objet de cette norme est de donner un ensemble de prescriptions visant à assurer au mieux, dans le cadre d'une exposition, la conservation des documents graphiques et photographiques, qu'ils appartiennent à des bibliothèques, des archives ou des musées.
  Elle est destinée aux responsables des collections pour leur permettre de mener au mieux leur politique d'exposition tout en prenant toutes les mesures possibles pour réduire au maximum les facteurs de dégradation des documents.
  Elle comporte des prescriptions sur la gestion administrative d'un prêt (dont les assurances), le transport des documents, les conditions dans lesquelles ils doivent être exposés.
  Des annexes complètent cette norme, elles proposent aux utilisateurs des modèles de fiche de prêt, de contrat, de constat d'état du document prêté, à décliner suivant les caractéristiques et les besoins de chaque établissement. Une annexe est consacrée aux matériaux et produits qu'on peut utiliser dans le cadre d'une exposition, par exemple pour la fabrication des vitrines.
• Z40 M : Méthode d’évaluation de l’état physique des fonds d’archives et de bibliothèques
  
  La publication de la norme Z40 M : Méthode d’évaluation de l’état physique des fonds d’archives et de bibliothèques, dont l'animateur est Astrid Brandt-Grau, est programmée pour 2002.
  Cette norme a pour objet une méthode d’évaluation de l’état physique des fonds d’archives ou des collections de bibliothèques, applicable à une grande diversité de situations sur le terrain, dans la perspective de l’évaluation d’un fonds ou d’une collection ne permettant pas la prise en compte de chaque document et nécessitant le recours à des méthodes statistiques de sondage. Cette méthode constitue un outil pour le gestionnaire de fonds ou de collections pour mettre au point un protocole, que l’évaluation soit sous-traitée ou non.
  Un premier volet porte sur l’organisation d’une campagne d’évaluation de l’état physique des fonds ou des collections, un second volet porte sur le choix des critères d’appréciation et de la méthode de sondage.
  Cette méthode tient compte non seulement de l’état physique des documents, mais également de leur typologie et de leur valeur.
  La normalisation d’une méthode d’évaluation permet de comparer les résultats obtenus pour différents fonds ou pour un même fonds au cours du temps.
  Cette méthode doit permettre une évaluation des coûts des opérations de conservation et leur programmation.