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in Actualités de la conservation, n° 6, janvier-mars 1998
La collection de sécurité est constituée à partir du deuxième exemplaire des documents reçus par voie de dépôt légal. Elle a pour vocation d'assurer la conservation des collections de la BnF et de remplacer les documents usés, abîmés ou disparus.
Les monographies sont enregistrées depuis le 1er janvier 1996 et les périodiques depuis le 1er janvier 1997.
C'est le critère de faible communication qui a permis d'envisager un mode de stockage en grande hauteur (de type stockage industriel) pour les documents papier, envoyés dans les magasins du centre technique, conception proche de celle du Harvard Depositary aux USA. Ce mode de stockage permet d'augmenter considérablement le ratio ml/m².
Ces rayonnages de type industriel s'élèvent à 10 mètres de hauteur sans plancher intermédiaire, et sont desservis par un chariot élévateur avec personnel embarqué.
Les magasins de grande hauteur occupent 2 100 m² au sol et sont divisés en 3 modules (50 m x 14 m) pour des raisons de sécurité incendie. Leur capacité de stockage est de 45 km linéaires (300 000 adresses de boîtes).
Conditions hygrométriques :
Le système de climatisation doit fournir 18°C +1°C et 55% + 5% d'humidité relative.
Avant de ranger ces documents, quelques mesures d'inspection s'imposent afin d'éliminer les matériaux à risque, et de vérifier si le papier, ou la couverture des ouvrages, ne porte pas de traces de champignons ou autres micro-organismes. Si un doute survient, le laboratoire d'assistance scientifique fait une analyse, et demande éventuellement la désinfection de l'ouvrage contaminé.
Les monographies issues du dépôt légal sont, à leur arrivée, triées par format, banderolées, munies d'une étiquette code-barre, enregistrées et adressées grâce à un système informatique. Elles sont rangées dans des boîtes en polypropylène* adaptées à leur format, dans les 48 heures suivant leur réception.
A ce jour 85 000 monographies remplissant 1 700 boîtes sont rangées dans les magasins de Marne-la-Vallée.
Les périodiques sont orientés vers le magasin transitoire de constitution des unités de conservation (UC), d'où ils sont extraits pour être rangés en magasins de grande hauteur selon le même procédé que les monographies.
Le traitement des périodiques ne fait que débuter : seulement 400 titres (quotidiens ou hebdomadaires de grands formats) sont enregistrés, adressés et rangés, sur les 45 000 titres vivants reçus au titre du dépôt légal.
Ainsi 3 821 unités de conservation de périodiques, remplissant 1 800 boîtes, sont déjà entreposées dans les magasins de Marne-la-Vallée.
Le rangement des boîtes (contenant les documents), dans les magasins de grande hauteur, s'effectue grâce à un chariot élévateur avec plate-forme de travail et conducteur accompagné.
Catherine Tellaa
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